PRACOWNICY

Cel przetwarzania danych osobowych w GPI Sp. z o.o.
Przetwarzanie danych osobowych pracowników GPI Sp. z o.o. jest niezbędne do wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. Dane osobowe, których przetwarzanie jest realizowane w ramach obowiązku prawnego, przetwarzane są przez n/w okres wynikający z przepisów prawa:
– dane płacowe (m. in. listy płac, karty wynagrodzeń) przez 50 lat od daty ustania zatrudnienia,
– dokumentacja pracownicza przez 50 lat od daty ustania zatrudnienia,
– dane finansowe – po ustaniu obowiązku podatkowego (dane te będą przechowywane przez okres 6 lat),
– rejestr wypadków, dokumentacja powypadkowa – dane przechowywane przez okres 10 lat,
– dokumentacja dotyczącą chorób zawodowych przez 40 lat licząc od daty zgłoszenia podejrzenia choroby zawodowej albo wydania orzeczenia w sprawie choroby zawodowej.

Planowany okres przetwarzania może ulec zmianie o czas obsługi ewentualnych roszczeń pomiędzy stronami. GPI Sp. z o.o. przetwarza dane pracowników ze względu na realizację obowiązku prawnego (podstawa prawna określona w Art. 6. ust. 1 lit. c) RODO) w celu:
– zapewnienia zatrudnienia, rejestracji czasu pracy i absencji, rozliczenia i wypłaty wynagrodzeń (m.in. Kodeks pracy, Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych),
– prowadzenia akt osobowych pracownika (m.in. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika),
– postępowania w sprawie przyznania wyróżnień i odznaczeń (m.in. Ustawa o stopniach górniczych, honorowych szpadach górniczych i mundurach górniczych, Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustanowienia odznaki honorowej „Zasłużony dla Górnictwa RP”, ustalenia jej wzoru, zasad i trybu nadzorowania oraz sposobu noszenia, Ustawa o orderach i odznaczeniach, Uchwała w sprawie odznaki jubileuszowej za długoletnia pracę w górnictwie),
– zapewnienia wymaganych przepisami prawa uprawnień i kwalifikacji (m.in. Kodeks pracy, przepisy BHP, Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, Ustawa o ochronie przeciwpożarowej; Prawo geologiczne i górnicze, SEP),
– prowadzenia dokumentacji powypadkowej (mi.in. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposobu ich dokumentowania, a także zakresu informacji zamieszczanych w rejestrze wypadków przy pracy),
– przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (m.in. Ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, Ustawa o Związkach Zawodowych),
– opiniowania wniosków o przyznanie renty, emerytury (m.in. Ustawa o Emeryturach i Rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych),
– zarządzania uprawnieniami dostępu do danych chronionych, tajemnicy przedsiębiorstwa, informacji niejawnych (m.in. RODO, Ustawa o ochronie informacji niejawnych, Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji),
– zarządzania dostępem i uprawnieniami w systemach teleinformatycznych (m.in. RODO),
– zarządzania uprawnieniami i dostępem do pomieszczeń (m.in. RODO),
– realizacji przelewów z tytułu świadczeń (m.in. Kodeks pracy, Umowa pomiędzy stronami),
– ewidencji ruchu materiałowego pomiędzy GPI SP. z o.o. a Kontrahentami (m.in. Ustawa – Prawo Geologiczne i Górnicze, Plany Ochrony Kopalń),
– realizacji obowiązku spoczywającego na pracodawcy w postaci niedopuszczenia do pracy nietrzeźwego Pracownika (m.in. Ustawa z 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wraz z późniejszymi zmianami),
– prowadzenia korespondencji – udzielania odpowiedzi na zapytania uprawnionych służb i podmiotów (m.in. Interes publiczny, Kodeks Karny, Kodeks Cywilny),
– zgłaszania do właściwego organu podejrzenia lub faktu wystąpienia choroby zawodowej (m.in. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie chorób zawodowych),
– wydawania i ewidencjonowania pełnomocnictw w GPI Sp. z o.o. (m.in. Kodeks pracy, Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych).

Przetwarzanie danych osobowych pracowników GPI Sp. z o.o. jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, dane osobowe przetwarzane są przez okres wynikający z przepisów prawa – podstawa prawna określona w Art. 6. ust. 1 lit. f) RODO. GPI Sp. z o.o. przetwarza dane pracowników ze względu na prawnie uzasadniony interes Administratora w celu:
– obsługi upoważnień i umów dot. samochodów służbowych,
– zarzadzania personelem, oceną i rozliczaniem efektywności pracowników,
– zarządzania ścieżką kariery i rozwojem zawodowym pracownika.

W rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych należących do Kategorii Pracowników znajdują się również działania wynikające z odpowiedzialności społecznej GPI Sp. z o.o. i Zarządu. Ze względu na brak wymagań prawnych w tym obszarze Administrator jest zobligowany prawnie do pozyskania od Pracowników zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach (podstawa prawna określona w Art. 6. ust. 1 lit. a) RODO). GPI Sp. z o.o. przetwarza dane Pracowników na podstawie wyrażonej zgody Pracownika w celu:
– organizacji wydarzeń firmowych,
– zapewnienia dostępu do benefitów i świadczeń dodatkowych,
– opracowania, publikacji wewnętrznych i zewnętrznych materiałów informacyjnych i marketingowych zawierających wizerunek pracownika.
Ponadto zgoda Pracownika stanowi podstawę przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku Pracownika, utrwalonego na fotografii umieszczonej w bazie systemu informatycznego GPI Sp. z o.o. oraz przekazanej Kontrahentom GPI Sp. z o.o. w celu umieszczenia na karcie identyfikacyjnej. Dane osobowe przetwarzane w powyższych celach przetwarzane są przez Administratora przez okres trwania zgody lub do chwili jej wycofania przez Pracownika.

Informacje dotyczące zwalczania zakażenia wirusem SARS-CoV-2.
W okresie zwalczania zakażenia wirusem SARS-CoV-2 i rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej u ludzi, wywołanej tym wirusem, GPI Sp. z o.o. przetwarza także dane dotyczące stanu zdrowia w celu identyfikacji obecności wirusa u Pracowników. Podstawę prawną przetwarzania danych dotyczących zdrowia Pracowników w powyższym zakresie stanowi art. 9 ust. 2 lit. b) RODO w związku z art. 207 Kodeksu pracy. Przedmiotowe dane o stanie zdrowia mogą być udostępnione przez GPI Sp. z o.o.:
– kontrahentom, dla których GPI Sp. z o.o. wykonuje roboty górnicze,
– placówkom opieki zdrowotnej,
– stacjom sanitarno-epidemiologicznym.
Powyższe dane o stanie zdrowia Pracowników będą przetwarzane przez okres 6 miesięcy od zakończenia obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19.

Dostęp do danych osobowych.
Dane osobowe Pracowników mogą zostać przekazane przez GPI Sp. z o.o. podmiotom zewnętrznym, z którymi współpracuje Administrator lub organizacjom do tego uprawnionym. W szczególności powierzenie dotyczy dostawców systemów informatycznych, kancelarii prawnych, biuru rachunkowemu, firmom doradczym, audytorskim, firmom realizującym szkolenia, przelewy bankowe, organizującym wyjazdy, delegacje służbowe. Administrator prowadzi stałą współpracę z firmami: Comarch ERP Optima, Kraków, al. Jana Pawła II 39a; I2 Dariusz Adamczyk, Tadeusz Mika S.C. Rybnik, ul. Plebiscytowa 19; Progreso A. Szendzielorz, W. Kryza S.C., Jastrzębie Zdrój, ul. 1 Maja 7, Audytorzy i Doradcy Sp. z o.o., Katowice, ul. Mickiewicza 29, którym dane osobowe mogą być przekazywane. Powierzenie do przetwarzania danych osobowych Pracowników GPI Sp. z o.o. podmiotom zewnętrznym odbywa się wyłącznie w niezbędnym zakresie, na podstawie zawartych umów zapewniających bezpieczeństwo procesu przetwarzania danych osobowych po stronie podmiotu przetwarzającego. Administrator zawsze kiedy jest to możliwe egzekwuje prawo do przeprowadzenia audytu drugiej strony w siedzibie podmiotu przetwarzającego dane osobowe powierzone przez GPI Sp. z o.o.


Prawa przysługujące Pracownikom GPI Sp. z o.o.
Jako Pracownik GPI Sp. z o.o. posiadasz prawo dostępu do treści swoich danych oraz możliwości ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu. W przypadku gdy podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi zgoda osoby której dane dotyczą, Pracownikowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Na mocy rozporządzenia RODO posiadasz prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.

Zasadność podania danych osobowych przez Pracowników.
Podanie przez Pracownika danych osobowych zbieranych w celu wypełnienia obowiązku prawnego przez Administratora lub realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora jest warunkiem zawarcia umowy o pracę i realizacji obowiązków wynikających z zatrudnienia w GPI Sp. z o.o. Zakres danych uwarunkowany jest przepisami prawa nakładanymi na Administratora, Pracownicy są zobowiązani do ich podania, konsekwencją niepodania niezbędnych danych będzie brak możliwości współpracy z Administratorem i realizacji przez niego obowiązków prawnych wobec Pracownika. Odnośnie czynności przetwarzania, dla których Pracownik wyraził zgodę, Pracownik wyraża zgodę dobrowolnie, mając świadomość, że może nie zgodzić się na określony cel przetwarzania – w konsekwencji Administrator nie będzie miał podstawy prawnej do udzielenia wsparcia oraz świadczeń wynikających z wewnętrznych regulacji GPI Sp. z o.o. W przypadku, gdy Administratorzy Danych Osobowych spoza GPI Sp. z o.o. będą chcieli pozyskać dodatkowe dane osobowe na temat Pracownika lub wykorzystać dane do własnych celów, Pracownik zostanie o tym poinformowany przez Inspektora Ochrony Danych lub bezpośrednio przez Administratora. Jeżeli działania podejmowane przez Administratorów Danych Osobowych będą wymagały udzielenia kolejnej zgody, Administrator zgłosi się do Pracownika z prośbą o jej udzielenie. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest dobrowolne i zależy tylko i wyłącznie od woli Pracownika, nie wpływa na możliwość zatrudnienia w GPI Sp. z o.o.